Gastos deducibles de autónomos: qué puedes deducir en IRPF e IVA

Una factura del restaurante, un portátil nuevo y el recibo de la luz no se deducen siguiendo la misma regla. Si eres autónomo, la pregunta útil es qué gasto corresponde a tu actividad, cómo lo acreditas y en qué impuesto puedes deducirlo. Tener una factura a tu nombre es importante, pero no convierte una compra privada en gasto profesional.

Esta guía se centra en los gastos del negocio en estimación directa. Las deducciones personales por vivienda, familia u otras circunstancias se revisan en otro apartado de la renta, como explicamos en nuestra guía de deducciones del IRPF en Andalucía.

Los cuatro filtros de un gasto deducible

Antes de incluir una partida, comprueba:

1. Relación con la actividad: puedes explicar qué servicio, venta o necesidad profesional cubre.
2. Justificación: conservas la factura o el documento que corresponde a esa clase de gasto.
3. Registro: lo has incorporado a los libros o a la contabilidad exigibles.
4. Tratamiento correcto: respetas el periodo de imputación, los límites y las exclusiones del impuesto.

La AEAT resume los criterios del cálculo del rendimiento neto. En la práctica, conviene conservar también contratos, pedidos o una explicación del uso cuando el vínculo profesional no resulta evidente.

Diferencia entre deducir un gasto en IRPF y deducir IVA

En el IRPF, un gasto admitido reduce el rendimiento neto de la actividad. No significa que Hacienda te devuelva íntegramente lo que has gastado. En el IVA, se trata de deducir cuotas soportadas cuando existe derecho a ello y se cumplen sus requisitos.

Ejemplo ficticio: recibes una factura de asesoría por 100 € más 21 € de IVA. Si el servicio está íntegramente afecto a una actividad con derecho a deducción y se cumplen los demás requisitos, el gasto a considerar en IRPF será de 100 € y la cuota de IVA deducible de 21 €. No registres 121 € de gasto y vuelvas a deducir esos 21 € como si fueran dos ventajas independientes.

Si tu actividad no permite deducir ese IVA, su tratamiento como mayor gasto o coste deberá examinarse según la operación. La Ley del IVA, artículos 92 a 97, regula condiciones propias que no se sustituyen por las reglas del IRPF.

Gastos habituales y qué documentación revisar

La tabla ayuda a reunir pruebas; no significa que cualquier importe de esas categorías sea deducible. Una suscripción de ocio pagada desde el banco del negocio sigue necesitando una relación profesional acreditable.

Si trabajas desde casa: cómo calcular los suministros

Para los suministros de una vivienda habitual parcialmente afecta, el artículo 30.2.5.ª de la Ley del IRPF establece una regla específica: aplicar el 30 % a la proporción de metros cuadrados destinada a la actividad, salvo prueba de un porcentaje superior o inferior.

Ejemplo simplificado de IRPF:

• Vivienda de 100 m².
• Despacho afecto de 20 m²: un 20 % de la superficie.
• Importe de suministros a considerar en el ejemplo: 200 €.
• Porcentaje resultante: 20 % × 30 % = 6 %.
• Gasto calculado: 200 € × 6 % = 12 €.

El ejemplo presupone que el importe de partida se ha determinado correctamente tras revisar el tratamiento del IVA. No permite deducir automáticamente el 30 % de toda la factura. Tampoco sirve para calcular sin más la deducción del alquiler, del mobiliario o del propio IVA: cada concepto requiere su regla.

Conserva la información de superficie, la afectación declarada y las facturas. Una habitación identificada de forma coherente resulta más defendible que un porcentaje elegido al cerrar el trimestre.

Comidas del autónomo: requisitos y límites

La manutención del propio autónomo puede deducirse en estimación directa cuando se produce en el desarrollo de la actividad, en establecimientos de restauración y hostelería, y se paga por medios electrónicos. Además, hay límites diarios. Así lo recoge el artículo 30 de la Ley del IRPF y lo desarrolla la AEAT en los gastos del titular.

Son límites máximos, no una cantidad fija que puedas descontar todos los días. El gasto debe existir y justificarse. Comer en un día laborable no acredita por sí solo la relación profesional; una compra de supermercado no cumple el requisito de establecimiento de restauración u hostelería de esta regla.

Coche y combustible: cuidado con aplicar el 50 % a todo

La presunción del 50 % de afectación de determinados vehículos que establece el artículo 95 de la Ley del IVA no es una autorización general para deducir la mitad de cualquier gasto de coche. Primero debe existir vinculación con la actividad y deben cumplirse las condiciones del derecho a deducción.

En IRPF, los turismos tienen un régimen más restrictivo: con carácter general se exige afectación exclusiva, con las excepciones que regula el artículo 22 del Reglamento del IRPF. Por tanto, trasladar automáticamente el porcentaje de IVA al gasto de gasolina, reparación o amortización en IRPF puede producir una deducción incorrecta.

Antes de incluirlo, reúne información sobre el vehículo, su uso, la actividad y los desplazamientos. No basta con que resulte útil para ir al trabajo.

Un ordenador puede ser una inversión, no un gasto íntegro del mes

Si compras un equipo para utilizarlo durante varios ejercicios, puede proceder su deducción mediante amortización, distribuyendo el coste según las reglas aplicables. No asumas que pagar toda la factura de una vez permite descontar todo el importe ese trimestre.

Hay supuestos e incentivos específicos que pueden modificar el tratamiento. Conviene identificarlos con los datos de la compra, la fecha de puesta en funcionamiento y la modalidad de estimación. La organización recomendable es separar en tu archivo gastos corrientes y bienes de inversión.

Gastos que no debes incluir automáticamente

• Compras de uso personal o familiar sin vinculación con el negocio.
• Multas, sanciones y recargos excluidos por la normativa.
• El propio IRPF.
• Ropa de uso ordinario solo porque la utilices para trabajar.
• Facturas de otra persona o documentos que no acreditan tu gasto.
• El IVA ya deducido, duplicándolo como gasto.

La regulación del rendimiento de actividades remite, con sus especialidades, a las normas del Impuesto sobre Sociedades. El artículo 15 de esa ley recoge exclusiones que deben tenerse en cuenta. No confundas un gasto contable con un gasto fiscalmente deducible.

Una rutina mensual para no perder gastos válidos

Dedica una revisión breve cada mes a descargar facturas, comprobar datos fiscales y asociar cada documento a su pago. Separa lo personal y anota el motivo profesional de los gastos que puedan generar dudas.

Puedes usar estas cinco columnas: fecha, proveedor, concepto, documento disponible y duda pendiente. Marca aparte las inversiones y las facturas recibidas del extranjero. Así la revisión se hace antes de presentar impuestos, cuando todavía es sencillo pedir una corrección al proveedor.

Si estás empezando, distinguir los gastos de la reducción del 20 % por inicio de actividad te ayudará a entender en qué momento del cálculo interviene cada medida.

Preguntas frecuentes

¿Basta con el cargo de la tarjeta?

No como regla general. El movimiento acredita un pago, pero puede no identificar suficientemente la operación ni cumplir los requisitos documentales del impuesto. Conserva la factura o el justificante que legalmente corresponda.

¿Un ticket permite deducir el IVA?

Una factura simplificada solo permite ejercitar ese derecho cuando reúne también los datos adicionales exigidos para ello, además del resto de requisitos de deducción. No todos los tickets los contienen; pide al proveedor un documento adecuado.

¿Puedo aplicar esta lista si tributo por módulos?

No directamente. Esta guía trata la estimación directa. El cálculo en estimación objetiva sigue sus propias reglas y no consiste en restar todos los gastos reales a las ventas.

¿Gastar más siempre hace que pague menos en conjunto?

Una deducción no devuelve todo el gasto. Comprar algo innecesario para reducir el beneficio puede dejarte con menos dinero aunque disminuya el impuesto. Decide primero si el negocio lo necesita.

Fuentes y referencias

• BOE – Ley del IRPF artículos 28 a 30
• BOE – Reglamento del IRPF artículo 22
• BOE – Ley del IVA artículos 92 a 97
• AEAT – Cálculo del rendimiento neto
• BOE – Gastos no deducibles artículo 15 LIS