Resumen clave: No compres un programa solo porque anuncie un QR o diga estar homologado. Exige la declaración responsable de la versión, prueba el circuito completo y verifica cómo conservarás y recuperarás tus datos.
Elegir un programa de facturación para 2027 no es comparar únicamente precios o diseños. El sistema se convierte en una pieza del cumplimiento fiscal: genera registros, trata correcciones, conserva evidencias y, en la modalidad **VERI*FACTU**, los remite a la Agencia Tributaria.
La compra debe empezar por el proceso del negocio y terminar con pruebas verificables. Un proveedor puede tener un producto conforme y, aun así, ofrecer una configuración que no resuelva tu TPV, ecommerce, series, retenciones o forma de trabajar.
Atención: Desconfía de la expresión “homologado por Hacienda” si no va acompañada de la declaración responsable del productor para el producto y la versión exactos. La AEAT no concede un sello comercial genérico a cada programa.
Antes de comparar proveedores, confirma si estás dentro del ámbito y qué fecha te corresponde en nuestra guía principal de VERI*FACTU en 2027. Si dudas entre las modalidades, consulta la comparativa VERI*FACTU vs. no VERI*FACTU.
Paso previo: dibuja tu circuito de facturación
No pidas presupuestos hasta saber desde dónde se genera cada factura. Haz un inventario breve:
- Programa principal, ERP o aplicación contable.
- TPV y cajas de cada establecimiento.
- Tienda online, marketplace o plataforma de reservas.
- Aplicaciones móviles utilizadas fuera de la oficina.
- Hojas de cálculo, plantillas o herramientas auxiliares.
- Facturación elaborada por una gestoría o un tercero.
- Series, establecimientos y NIF que comparten infraestructura.
- Integraciones con almacén, CRM, bancos y contabilidad.
Consejo: Sigue una factura real desde el pedido hasta la contabilidad. El punto desde el que se imprime el PDF no siempre es el sistema que genera el registro fiscal.
El resultado puede ser una tabla sencilla:
| Punto de emisión | Responsable | Volumen | Integraciones | Riesgo detectado |
|---|---|---|---|---|
| Oficina | Administración | 120 facturas/mes | Contabilidad y banco | Programa antiguo |
| TPV tienda | Encargado | 900 tickets/mes | Almacén | No separa terminales |
| Ecommerce | Automático | 70 pedidos/mes | Web y logística | Facturas duplicadas |
Checklist de 15 comprobaciones esenciales
1. Producto y versión identificados
La propuesta debe indicar nombre comercial, versión, módulos, tipo de instalación y productor. “Nuestro software estará preparado” no identifica lo que vas a contratar.
Evidencia: ficha del producto y versión incluidas en contrato o presupuesto.
2. Declaración responsable accesible
Cada sistema en operación debe disponer de la declaración responsable emitida por el productor. Debe poder consultarse de forma visible y relacionarse con la versión utilizada.
Evidencia: documento descargable con productor, producto, versión, tipología, fecha y firma.
3. Modalidad claramente definida
Confirma si el producto funciona exclusivamente como VERI*FACTU o si es dual. Si permite elegir, pregunta quién configura la modalidad, cuándo se decide y cómo se documenta.
Evidencia: descripción funcional y acta de configuración.
4. Calendario de actualización realista
Las sociedades incluidas deben tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027; el resto de obligados incluidos, antes del 1 de julio de 2027. No programes la instalación para el último día.
Evidencia: fechas de entrega, migración, pruebas, formación y puesta en producción.
5. Registros íntegros y trazables
El proveedor debe explicar cómo genera, encadena y conserva los registros sin huecos injustificados. No hace falta entender el código, pero sí saber qué evidencia queda cuando algo cambia.
Evidencia: documentación técnica o demostración del historial.
6. Correcciones sin borrar el pasado
Solicita una prueba de factura rectificativa, anulación y error de datos. El sistema no debería permitir entrar en la base para eliminar silenciosamente una factura ya registrada.
Evidencia: demostración del flujo y consulta posterior de la trazabilidad.
7. QR y menciones generados por el sistema
El QR no debe añadirse manualmente como una imagen fija. Tiene que generarse con los datos y especificaciones correspondientes. La mención de factura verificable solo procede en esa modalidad.
Evidencia: factura de prueba completa y simplificada.
8. Varias empresas, series y terminales
Si el programa trabaja para distintos NIF o establecimientos, debe gestionar separadamente sus registros. Comprueba también series, TPV y usuarios.
Evidencia: configuración de prueba con dos entidades o puntos de venta.
9. Casos fiscales de tu actividad
Prueba tipos de IVA, recargo de equivalencia, exenciones, retenciones, suplidos, anticipos, facturas simplificadas, rectificativas y operaciones internacionales que utilices realmente.
Evidencia: batería de facturas validada por la asesoría.
10. Incidencias y falta de conexión
Pregunta qué ve el usuario si la AEAT no responde, si no hay internet o si se cierra la aplicación durante el proceso. Debe existir una cola, aviso o procedimiento comprensible.
Evidencia: manual de contingencia y prueba de recuperación.
11. Integraciones documentadas
Una actualización puede romper conexiones con ecommerce, almacén o contabilidad. Pide una lista de integraciones soportadas y quién responde cuando intervienen varios proveedores.
Evidencia: alcance técnico, versiones compatibles y responsable de cada conexión.
12. Exportación y propiedad de los datos
La empresa debe poder acceder a sus registros y documentos en formatos utilizables. Pregunta qué se entrega al cancelar el servicio y durante cuánto tiempo permanecerá disponible.
Evidencia: ejemplo de exportación y cláusula contractual de devolución.
13. Copias y recuperación probadas
No basta con que el proveedor diga que hace copias. Debe explicar frecuencia, ubicación, cifrado, retención y tiempo estimado de recuperación.
Evidencia: política de copias y resultado de una prueba de restauración.
14. Usuarios, permisos y registro de acciones
Define quién puede emitir, rectificar, anular, configurar impuestos y exportar. Compartir una contraseña impide saber quién realizó una operación.
Evidencia: matriz de permisos y usuarios nominales.
15. Soporte, formación y coste total
Calcula implantación, migración, licencia, módulos, actualizaciones, soporte, almacenamiento y salida. Pregunta tiempos de respuesta durante una incidencia que impida facturar.
Evidencia: propuesta económica completa y acuerdo de servicio.
Tabla para comparar tres proveedores
Puntúa cada criterio de 0 a 3: cero si no responde; uno si solo existe una promesa; dos si hay documentación; tres si además se ha probado.
| Criterio | Peso orientativo | Proveedor A | Proveedor B | Proveedor C |
|---|---|---|---|---|
| Declaración responsable | Alto | |||
| Modalidad y configuración | Alto | |||
| Casos fiscales del negocio | Alto | |||
| Rectificaciones y trazabilidad | Alto | |||
| Integraciones | Alto | |||
| Exportación y cambio de proveedor | Alto | |||
| Copias y recuperación | Medio | |||
| Soporte y formación | Medio | |||
| Coste total a tres años | Medio |
No compenses una ausencia crítica con muchas funciones menores. Un diseño atractivo o una aplicación móvil no sustituyen la trazabilidad, la exportación o una declaración responsable válida.
Señales de alerta en una demostración comercial
- “Estamos homologados por Hacienda”, sin mostrar declaración responsable.
- “Cumple porque ya imprime el QR”.
- “La actualización llegará antes de la fecha”, sin calendario contractual.
- “Las facturas erróneas se borran y se hacen otra vez”.
- “Los datos solo pueden consultarse mientras pagues la licencia”.
- “No sabemos cómo afecta a tu TPV porque eso lo lleva otro proveedor”.
- “La copia de seguridad la hace el sistema”, sin explicar recuperación.
- “Todas las actividades se configuran igual”.
Importante: La decisión no termina al firmar. Guarda presupuesto, contrato, declaración responsable, configuración elegida, acta de pruebas, formación y procedimiento de incidencias.
Qué debe probar cada tipo de negocio
Profesional con pocas facturas
Prioriza simplicidad, soporte, copia de datos y facilidad para rectificar. La AEAT dispone de una aplicación gratuita en modalidad verificable que puede ser una alternativa para operativas sencillas, pero debe comprobarse si cubre las necesidades reales y las integraciones.
Comercio con TPV
Prueba tickets, facturas completas posteriores, devoluciones, cierres, varios terminales y conexión con almacén. Verifica que cada punto queda correctamente identificado.
Empresa con ERP
Identifica todos los módulos que generan facturas. La declaración responsable debe corresponder a la composición y versión utilizadas. Incluye APIs, desarrollos propios y procesos automáticos.
Ecommerce
Prueba pedidos cancelados, devoluciones parciales, cupones, gastos de envío, marketplaces y sincronización. Evita que la web y el programa generen dos facturas para el mismo pedido.
Explotación agraria o actividad móvil
Revisa facturación desde distintos lugares, conectividad, anticipos, retenciones cuando procedan y relación con cooperativas o terceros que puedan intervenir en la documentación.
Plan de selección en 30 días
| Semana | Trabajo | Resultado |
|---|---|---|
| 1 | Inventario del circuito y casos fiscales | Mapa de sistemas y requisitos |
| 2 | Solicitud de documentación a proveedores | Declaraciones, presupuestos y calendario |
| 3 | Demostraciones con casos reales | Matriz de pruebas y riesgos |
| 4 | Decisión, contrato y plan de implantación | Responsable, hitos y fecha de arranque |
El plan puede ampliarse en una empresa compleja. Lo importante es separar selección, pruebas y puesta en producción; comprar una licencia no equivale a terminar la adaptación.
Cuestionario listo para enviar al proveedor
Puedes copiar estas preguntas en un correo:
- ¿Qué producto, versión y módulos se incluyen en la propuesta?
- ¿Podéis adjuntar la declaración responsable correspondiente?
- ¿Es solo VERI*FACTU o permite también la modalidad no verificable?
- ¿Cómo se gestionan rectificativas, anulaciones, rechazos y caídas de conexión?
- ¿Qué pruebas realizaréis con nuestros impuestos, series y tipos de factura?
- ¿Qué integraciones están incluidas y quién responde por ellas?
- ¿Cómo exportaremos registros, facturas y datos si cambiamos de proveedor?
- ¿Qué copias se realizan y cuándo fue la última prueba de recuperación?
- ¿Qué formación y soporte están incluidos?
- ¿Cuál es el coste total de implantación y mantenimiento durante tres años?
Preguntas frecuentes
¿Basta con pedir al proveedor que confirme el cumplimiento por correo?
No. La confirmación comercial puede acompañar el proyecto, pero debe existir la declaración responsable de la versión y documentación suficiente sobre la configuración y el uso.
¿El programa más caro es necesariamente más seguro?
No. Compara evidencias, soporte, exportación e integración. El precio puede reflejar funciones que tu negocio no necesita o excluir servicios esenciales de implantación.
¿Puede encargarse la asesoría de elegir el programa?
La asesoría puede validar el circuito fiscal y los casos de prueba. La decisión técnica y contractual debe coordinarse con la empresa y el proveedor; ninguna parte debería decidir aislada.
¿Puedo esperar hasta diciembre de 2026?
Para una sociedad afectada sería una estrategia de riesgo. Debe haber tiempo para migrar datos, probar casos reales, formar usuarios y estabilizar el sistema antes del 1 de enero de 2027.
¿Qué documento debo conservar después de implantarlo?
Guarda la declaración responsable, el contrato, la versión instalada, la configuración, las pruebas, la formación, las incidencias y el procedimiento de copia y recuperación.
Fuentes y referencias
- Agencia Tributaria – Declaración responsable
- Agencia Tributaria – Requisitos y trazabilidad
- Agencia Tributaria – Ámbito de aplicación
- Agencia Tributaria – Sistemas VERI*FACTU
- BOE – Orden HAC/1177/2024
¿Quieres comparar tu programa antes de contratarlo?
En ASPROYEN revisamos el circuito fiscal y las respuestas del proveedor para que la decisión no dependa solo de una demostración comercial.
Aviso importante: Contenido informativo actualizado a 5 de agosto de 2026. La conformidad depende del producto, la versión, la configuración y el uso efectivo. Solicita la declaración responsable y valida la decisión con tu proveedor y asesoría.